Aprile 21, 2020

Rendiconto e assemblee al tempo del Coronavirus

Molti di voi in questi giorni ci stanno chiedendo se, nonostante la situazione di attuale emergenza sanitaria, sono comunque tenuti a redigere e far approvare il rendiconto annuale della loro associazione e se sì come possono fare, visto che le riunioni dal vivo ovviamente oggi non sono consentite.

Il Decreto Cura Italia ha stabilito, per tutte le associazioni, la possibilità di riunirsi in videoconferenza, anche se ciò non era stato esplicitamente previsto nello statuto dell’associazione.

Ciò deve avvenire nel rispetto dei criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, attraverso sistemi che consentano l’identificazione certa dei partecipanti.

Pertanto possiamo dire che l’assemblea di approvazione del rendiconto annuale potrà tranquillamente avvenire tramite videochiamata Skype o tramite altri mezzi di conference call.

Come fare con il c.d. “foglio-firme”?

Il foglio firme è un documento che si può (e sarebbe preferibile) allegare al verbale di assemblea degli associati, in cui sono indicati i nomi dei partecipanti all’assemblea con relativa firma.

Il foglio firme è uno strumento molto utile in sede di controllo, in quanto dimostra che l’assemblea si è svolta regolarmente e con la partecipazione degli associati indicati nel verbale stesso.

Come fare il foglio-firme al tempo del Coronavirus? 

Invece del foglio firme tradizionale, è possibile raccogliere una dichiarazione per ogni partecipante in cui egli attesti di aver partecipato all’assemblea degli associati che si è tenuta il giorno…. alle ore… su Skype, per esempio. La raccolta e la conservazione di queste dichiarazioni allegate al verbale di approvazione, sostituirà perfettamente il foglio-firme.

 

Per quanto riguarda i termini di approvazione, non c’è invece una norma che esplicitamente autorizzi il rinvio dell’approvazione del rendiconto annuale. Questo è stato esplicitamente previsto solo per ONLUS, ODV e APS, che potranno approvare i loro bilanci entro il 31 ottobre 2020.

Per tutte le altre associazioni quindi occorre ritenere che il termine sia quello indicato dallo statuto (in genere entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ossia 30 aprile).

 

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